نرم افزار دبیرخانه و اتوماسیون اداری

امكان تعريف اطلاعات پايه در قالب جداول متعدد مانند :

• انواع نامه
• نوع طبقه بندي نامه ها
• اولويت نامه ها
• موضوع نامه ها
• نحوه ارسال نامه
• شكل نامه (اصل ،‌رونوشت كپي و ...)
• تعريف انواع كلمات و جملات جهت استفاده در سيستم و سرعت عمل در تايپ
• طبقه بندي پرونده هاي بايگاني با امكان تعريف ميزان دسترسي كاربران به آنها
• معرفي شكل فيزيكي پرونده هاي بايگاني (زونكن و پوشه)
• امكان معرفي ظرفيت تعداد برگه هاي هر پرونده
• تعريف انواع وضعيت ارجاع (جهت اطلاع ، اقدام ، پيكيري و ...)
• تعريف مشخصات دريافت كنندگان و فرستندگان نامه هاي خارج از سازمان
• تعريف انواع دبيرخانه با امكان معرفي نوع شماره دهي به صورت متمركز براي نامه هاي وارده و صادره يا مستقل
• معرفي نحوه دسترسي كاربران به دبيرخانه ها
• تعريف انواع پرونده هاي بايگاني بر اساس موضوع و شماره كلاسه
• ثبت مشخصات نامه هاي وارده و صادره شامل شماره ، تاريخ ، موضوع و شرح و ...
• امكان نگهداري تاريخ نامه ها به صورت شمسي و ميلادي و تبديل هر يك از آنها به يكديگر
• نگهداري زمان (ساعت و تاريخ) و ثبت كننده و اقدام كننده نامه هاي وارده و صادره
• اختصاص شماره انديكاتور بصورت دستي يا اتوماتيك
• معرفي انواع پيوستها و ضمائم نامه هاي وارده و صادره
• امكان ثبت رونوشتهاي نامه هاي وارده و صادره
• ثبت پيرو و عطف نامه ها و ارتباط هر يك از آنها با يكديگر
• اسكن تصاوير نامه و كليه ضمائم آن و نگهداري در سيستم (تعداد صفحات اسكن نا محدود مي باشد)
• ارجاع نامه ها به گيرنده يا گيرندگان مختلف  در قالب سيستم كارتابل
• امكان مشاهده كليه ارجاعات نامه در هر لحظه و اقدامات انجام شده بر روي آن
• نمايش تعداد روزهاي باقي مانده جهت اقدام و پاسخ
• تايپ نامه هاي صادره با استفاده از نرم افزار Word از داخل سيستم و نگهداري آن در بانك اطلاعاتي سيستم
• نمايش اطلاعات نامه به صورت ليستي و فرمي
• انجام جستجو بر روي اطلاعات نامه هاي وارده و صادره با امكان پرس و جو هاي مختلف در كليه فيلدهاي اطلاعاتي نامه
• امكان تعريف كليد واژه براي نامه هاي وارده و صادره
• نمايش درختي موضوع و كليد واژه ها با امكان فيلتر آنها
• امكان ارسال نامه هاي صادره از طريق فاكس
• امكان تعريف مكاتبات داخلي بين واحدها
• ثبت مشخصات ثبت كننده مكاتبات داخلي
• امكان الحاق فايلهاي Doc ، Txt ، Xls و گرافيكي به مكاتبات داخلي
• ارجاع مكاتبات داخلي به افراد و واحدهاي مختلف از طريق سيستم كارتابل